Um eure Lieferanten, Vereinbarungen zwischen euch und relevante Dokumente für die Nachhaltigkeits-Checks immer überblicken zu können, sollte eine systematische Überprüfung der (Direkt-)Lieferanten stattfinden. Dies impliziert die soziale und ökologische Verträglichkeit der Lieferanten gemäß eurer (bspw. im Code of Conduct) festgehaltenen Vorgaben. Das WeShyft Datenerfassungstool hilft euch u.a. dabei, Fragebögen zu erstellen, Maßnahmen und deren Einhaltung zu dokumentieren und Zertifizierungen und Audits zu verifizieren.
Dimension
Handlungsfeld
Ziel
Nachdem ggf. bereits Anforderungen an die Lieferanten in Form eines Verhaltenskodexes formuliert wurden, gilt es sicherzustellen, dass eure vertraglichen Nachhaltigkeitsanforderungen und geplanten Maßnahmen von euren Lieferanten eingehalten werden. Doch auch, wenn die Formulierung eines CoC noch ansteht, lohnt sich die Überprüfung schon zuvor. Besonders Unternehmen mit vielen Lieferanten behalten mit einer systematischen Lieferantenüberprüfung den Überblick. Der Aufbau der Lieferantenüberprüfung sollte mit euren Expert:innen u. a. aus den Bereichen Einkauf, Qualitätsmanagement und Recht abgestimmt sein.
Für diese Maßnahme eignet sich unser Modul Datenerfassung besonders gut. Hier könnt ihr für jeden Lieferanten Anforderungen (Requirements) definieren. Ihr legt fest, welche Anforderungen an welchen Lieferanten gestellt werden und ob diesbezüglich zwischen einzelnen Lieferanten (-gruppen) unterschieden werden muss. So sollte bspw. jeder Lieferant euren Verhaltenskodex unterschreiben, ein Umweltmanagementsystem nutzen und ein BSCI (Business Social Compliance Initiative) Audit machen.
Diese Anforderungen können von euren Lieferanten im WeShyft Datenerfassungs-Tool eingesehen und mithilfe der nötigen Dokumente (z. B. unterschriebener Verhaltenskodex, betriebliche Umweltpolitik oder BSCI Audit Ergebnis) belegt werden. Die zuständigen Ansprechpartner:innen laden die Nachweise direkt ins Tool hoch – unkompliziert und übersichtlich.
Außerdem kann das Tool u. a. genutzt werden, um:
Besonders praktisch und effizient: Ihr könnt mithilfe des WeShyft Datenerfassungs-Tools vollkommen automatisierte Erinnerungen an Lieferanten schicken, sollten diese einmal auf sich warten lassen.
Testet dieses Vorgehen zunächst mit einigen ausgewählten Lieferanten. Evaluiert, welche inhaltlichen Anforderungen gestellt werden sollen und welchen Zeithorizont ihr jeweils setzt. Ansonsten ist eine Testphase durch die Nutzung des WeShyft Tools nicht notwendig.
Eine regelmäßige Überprüfung der Anforderungen und Updates der Nachweise sollten geplant und entsprechend im Tool eingestellt werden. Eure Anforderungen können mithilfe der Codes of Conduct eurer direkten Lieferanten auf Unterlieferanten ausgeweitet werden. Auch diese Codes of Conduct können im WeShyft Datenerfassungs-Tool systematisch gesammelt werden.
Entwickelt ein Verfahren für die regelmäßige Analyse und Anpassung der Requirements an eure Ziele und ggf. an gesetzliche Vorgaben. Bevor Verträge mit neuen Lieferanten unterzeichnet werden, sollten diese ebenfalls die Selbsterklärung ausfüllen. Somit kann gefiltert werden, ob sie eure Mindestanforderungen erfüllen oder ob es spezifische Nachhaltigkeitsrisiken gibt. Da es sich bei der Lieferantenüberprüfung zu großen Teilen nur um Selbstauskünfte handelt, sollte sie mittel- bis langfristig für eine höchstmögliche Wirksamkeit mit Audits und dem Ausbau von Nachhaltigkeitskompetenzen in der Lieferkette kombiniert werden.
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