Prüft zunächst, welchen Bedarf an Multifunktionslösung es gibt (z. B. Scannen, Drucken, Kopieren, Faxen) und zu welchem Zeitpunkt eine Anschaffung sinnvoll ist. Aus Nachhaltigkeitssicht würde eine Ablöse funktionierender Geräte nur bedingt Sinn ergeben, wenn diese noch einwandfrei funktionieren und entsorgt würden. Vor diesem Hintergrund sollte eine Neuanschaffung nur im Rahmen einer bevorstehenden Erneuerung der IT erfolgen. Neben der Anschaffung neuer Geräte sollte auch die Entsorgung der alten Geräte geplant werden. Anbieter wie AfB, rebuy oder eBay können Möglichkeiten sein, um eine direkte Entsorgung zu vermeiden und die Lebensdauer der aussortierten Geräte zu verlängern. Geräte zu leasen statt zu kaufen kann in diesem Kontext ebenfalls sinnvoll sein und sollte unbedingt mit abgewogen werden.